隨著現(xiàn)代市場(chǎng)的發(fā)展，企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，分支機(jī)構(gòu)眾多，用印管理在異地使用、簽字時(shí)帶來(lái)了不便。在招標(biāo)采購(gòu)領(lǐng)域中，用印的智慧化管理模式已逐漸成為企業(yè)縮短信息傳遞時(shí)間、提高采購(gòu)工作效率、實(shí)現(xiàn)降本增效的重要手段之一。
經(jīng)過(guò)技術(shù)的革新，用印的管理模式也發(fā)生了三大階段的改變：
第一階段——人工用印管理：從審批到蓋章全程采用人工紙質(zhì)的傳遞方式，效率較低。
第二階段——半電子用印管理：線(xiàn)上審批、線(xiàn)下人工蓋章，未形成閉環(huán)管理。
第三階段——智能用印管理：線(xiàn)上審批后，可通過(guò)連接用印系統(tǒng)進(jìn)行全流程線(xiàn)上智能用印。也可以通過(guò)智能校驗(yàn)蓋實(shí)體章或全流程線(xiàn)上蓋電子章，實(shí)現(xiàn)申請(qǐng)、審批、蓋章，并可追溯的閉環(huán)管理。
傳統(tǒng)用印痛點(diǎn)
●印章使用風(fēng)險(xiǎn)高
線(xiàn)上申請(qǐng)和線(xiàn)下蓋章難以實(shí)現(xiàn)閉環(huán)管理，線(xiàn)上申請(qǐng)A文件，實(shí)際用印為B文件、替換頁(yè)，這些行為造成的違規(guī)用印較難管控。
●蓋章過(guò)程追溯難
用印申請(qǐng)和實(shí)際用印過(guò)程脫節(jié)，無(wú)法實(shí)現(xiàn)全程記錄備案，出現(xiàn)問(wèn)題無(wú)法有效明確責(zé)任人，法務(wù)難以追溯。
●蓋章需要專(zhuān)人值守
傳統(tǒng)的蓋章需要有專(zhuān)人值守。當(dāng)印章管理人因出差、請(qǐng)假等原因不在崗位時(shí)，就無(wú)法及時(shí)進(jìn)行蓋章。
智能用印
在信源招標(biāo)采購(gòu)平臺(tái)中，智能用印主要用于招標(biāo)文件、采購(gòu)公告/公示、合同簽訂等過(guò)程中，采用數(shù)字化技術(shù)實(shí)現(xiàn)印章管理的方法。該功能主要包括用印申請(qǐng)、用印審批、用印蓋章等功能。
1、用印申請(qǐng)
●用印申請(qǐng)中可以按照項(xiàng)目申請(qǐng)，也可以按照非項(xiàng)目申請(qǐng)；
●不同類(lèi)型（公章、法人章等）和不同形式（實(shí)體章、電子章）的印章可同時(shí)選擇使用；
●需蓋章文件可以同時(shí)申請(qǐng)，方便后續(xù)蓋章時(shí)保證文件一致，系統(tǒng)留痕。
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2、用印審批
?審批流程支持按業(yè)務(wù)靈活定義，業(yè)務(wù)人員“拖拉拽”就能完成流程業(yè)務(wù)設(shè)計(jì)（智能審批流介紹可查看這里）；
?用印支持多層級(jí)審批；
?審批完成后，若蓋實(shí)體印章，系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)送蓋章授權(quán)碼；
?若蓋電子印章，系統(tǒng)自動(dòng)流轉(zhuǎn)至電子印章管理人。
3、用印蓋章
?蓋實(shí)體章
1）審批完成后，申請(qǐng)人憑蓋章授權(quán)碼，取章、用章；
2）蓋章過(guò)程印控臺(tái)對(duì)蓋章申請(qǐng)文件進(jìn)行核對(duì)校驗(yàn)和實(shí)時(shí)監(jiān)控，保證審批文件的一致性，防范違規(guī)用印。
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?蓋電子章
1）審批完成后，由電子章管理人使用“在線(xiàn)簽章助手”中的“一鍵簽章”功能，使用媒介介質(zhì)或移動(dòng)簽章，蓋入電子章；
2）蓋章后的文件通過(guò)系統(tǒng)回傳至申請(qǐng)人。
智能用印的價(jià)值
1、降低人力成本
智能用印后，減輕印章管理人員的大量工作，解放人力成本。
2、增加安全性
用印的使用更加安全，降低違規(guī)用印的風(fēng)險(xiǎn)。
3、提高用印效率
快速申請(qǐng)使用，支持PC、手機(jī)等多端使用，提高用印效率。
4、實(shí)現(xiàn)用印全過(guò)程管控
實(shí)現(xiàn)事前可控制、事中可監(jiān)控、事后可追溯的用印全過(guò)程管理。
信源信息助力招采領(lǐng)域
目前，根據(jù)客戶(hù)的實(shí)際需求，用印管理已在多個(gè)大型企業(yè)、金融行業(yè)的項(xiàng)目中進(jìn)行智配使用，實(shí)現(xiàn)用印的管理提升。
未來(lái)，信源信息將持續(xù)致力于推動(dòng)數(shù)智化招采的發(fā)展，運(yùn)用人工智能、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、區(qū)塊鏈等技術(shù)，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)招采過(guò)程的數(shù)字化、智能化，賦能降本、增效、提質(zhì)。
